Viele Veranstalter ermöglichen es den Teilnehmern, gemeinsam mit anderen Menschen aus derselben Region anzureisen. D.h. sie treffen sich an einem zentralen Treffpunkt, um von dort aus gemeinsam und mit Begleitpersonal aufzubrechen. Beispielsweise mit einem Reisebus oder per Flugzeug – je nach Distanz. Während dieser Reise lernen sie also bereits einen Teil der Camper kennen.
Eine andere Möglichkeit ist es, dass die Teilnehmer individuell anreisen. Zum Beispiel mit ihren Eltern oder auch unbegleitet. Ob ein Kind oder Jugendlicher dazu in der Lage ist, ist von einigen Faktoren abhängig, wie z.B. seinem Alter, seiner Selbstständigkeit, der Dauer und Entfernung, dem Verkehrsmittel usw. Fast alle Airlines bieten übrigens einen Betreuungsservice für allein fliegende Kinder, zumeist vom fünften bis zwölften Lebensjahr. Die Eltern geben die Kinder in die Obhut der Flugbegleiter ihrer Airline. Nach der Landung werden die Kinder von Begleitern vor Ort entgegengenommen. Die zusätzlichen Kosten liegen bei etwa 40-80 €, je nach Distanz. Auch die Rückreise kann gemeinsam oder individuell erfolgen.
Zur Ankunft im Camp wird für die Teilnehmer zumeist ein Willkommens-Treffen veranstaltet, bei dem sich das gesamte Betreuungspersonal vorstellt. Sie machen die Camper mit den üblichen Tagesabläufen und Räumlichkeiten vertraut. Als Unterkunft dienen zumeist Mehrbettzimmern, z.B. in Lodges oder Hütten.
Je nachdem, welche Interessen die Kinder haben, können sie an diverse Aktivitäten teilnehmen, z.B. diverse Sportarten, Kunst, Musik, Ausflüge, Sprachen usw. In der ersten Stunde des Sprachunterrichts kommt es normalerweise zu einem Einstufungstest. Dadurch werden die Vorkenntnisse in der Fremdsprache evaluiert. Die Kinder werden in Gruppen eingeteilt, die auf einem Leistungsniveau liegen.
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